Enregistrement de kilométrage pour les PME : Ce que vous devez savoir
Mobility Advisor
L’enregistrement du kilométrage nécessite beaucoup de travail manuel. Remplir des fichiers Excel, ajuster vos indemnités vélo, concevoir une politique de télétravail …
En tant que PME, vous préféreriez ne pas perdre de temps sur ces processus administratifs. Découvrez comment vous pouvez optimiser votre enregistrement du kilométrage.
- Qu’est-ce que l’enregistrement du kilométrage ?
- Enregistrer facilement les kilomètres
- Une application pour tous vos besoins en mobilité d’entreprise
- Avantages de l’enregistrement du kilométrage numérique
- Meilleures pratiques
Qu’est-ce que l’enregistrement du kilométrage ?
L’enregistrement du kilométrage ou des trajets implique le suivi de la distance parcourue par vos employés au cours d’une période donnée. Cela inclut les déplacements effectués en voiture privée ou de société, ainsi que les distances parcourues à vélo ou à pied.
Selon la petite ou moyenne entreprise (PME), vous pouvez enregistrer les voyages d’affaires et/ou les trajets domicile-travail. Dans certaines entreprises, les jours de travail à domicile sont également suivis. Ainsi, l’enregistrement du kilométrage couvre chaque déplacement lié au travail.
Lorsque vos employés enregistrent leurs kilomètres, votre responsable de la paie reçoit un résumé mensuel. Il calcule ensuite l’indemnité kilométrique correspondante. Votre employé reçoit par la suite un paiement sur sa fiche de paie.
Vous aurez besoin de ces détails
- Date et heure du trajet
- Adresse de départ et d’arrivée du trajet
- Type de trajet (affaires, navette, travail à domicile)
- Mode de transport (voiture privée ou de société, vélo, marche)
- Facultativement une brève explication concernant le trajet
Enregistrer facilement les kilomètres
Certaines entreprises demandent encore à leurs employés d’enregistrer leur kilométrage dans un fichier Excel. Un tel processus manuel fait perdre un temps précieux.
Le suivi des kilomètres est plus efficace via une application. Vos employés ont toujours leurs smartphones dans leur poche. En quelques secondes seulement, le déplacement ou le travail à distance peut être enregistré dans l’application.
Ils n’ont plus besoin d’ouvrir leur ordinateur portable, chercher le bon fichier Excel et ne risquent plus jamais d’oublier de soumettre leur déplacement. Les avantages s’accumulent.
Comment ça fonctionne ?
Tout d’abord, vos employés indiquent leur mode de transport :
- Voiture privée ou de société
- Vélo
- À pied
Ainsi que le type de déplacement :
- Voyage d’affaires
- Trajet domicile-travail
- Ou télétravail
Le déplacement est enregistré au jour et à l’heure corrects. Si nécessaire, vos employés expliquent brièvement leur trajet. De cette manière, vous en tant que gestionnaire de mobilité gardez le contrôle.
Avec une telle plateforme, vous obtenez donc un aperçu numérique des déplacements au sein de votre PME. Vous gagnez du temps et de l’argent et évitez les erreurs dans votre administration. Pendant ce temps, vos employés profitent d’un système d’enregistrement simplifié.
Une application pour tous vos besoins en mobilité d’entreprise
Dans l’application Olympus, vos employés peuvent facilement enregistrer
- Les trajets domicile-travail à vélo, en voiture de société ou privée, ou à pied
- Les voyages d’affaires à vélo, en voiture de société ou privée
- Le télétravail
La distance est calculée automatiquement. Si applicable, vos employés peuvent également ajouter une brève explication ou configurer des déplacements récurrents.
Vous pouvez intégrer sans problème l’outil d’enregistrement des kilomètres avec la gestion de votre leasing vélo ou proposer plus de 35 options de mobilité flexibles. Les possibilités sont entièrement personnalisables pour votre PME.
En savoir plus sur l’enregistrement des kilomètres dans l’application Olympus ?
Gérez également votre indemnité kilométrique
En tant que PME, vous avez également accès au portail de gestion Olympus, en plus de l’application Olympus. Sur cette plateforme, vous pouvez suivre les kilomètres parcourus, ainsi que les indemnités kilométriques associées.
Pour chaque employé, vous déterminez l’indemnité kilométrique pour…
- Les trajets domicile-travail à vélo, en voiture ou à pied.
- Les déplacements professionnels à vélo ou en voiture.
Vous pouvez également facilement configurer votre indemnité de travail à distance.
L’indemnité kilométrique en Belgique change tous les trimestres.
Avantages de l’enregistrement numérique des kilomètres
- L’enregistrement numérique des kilomètres rend le processus plus efficace et réduit la paperasse.
- Il garantit que les dossiers sont précis et à jour, avec moins de chances d’erreurs de données.
- Il fournit un rapportage plus clair et transparent des kilomètres enregistrés, ce qui facilite leur analyse et l’optimisation des coûts.
Meilleures pratiques lors de la période de transition
Les processus modifiés peuvent également apporter des défis. Ici, vous trouverez une solution pour chaque situation.
1. Informez vos employés
Initialement, vous pouvez vous attendre à quelques questions. Par conséquent, il est important de communiquer sur le changement avant son démarrage. Même pendant et après la période de transition, il reste crucial de continuer à rappeler à vos employés comment ils peuvent enregistrer facilement leurs kilomètres.
Bien sûr, Olympus Mobility est là aussi pour aider. Notre équipe d’assistance résout 95 % des demandes dans les 24 heures pour vous et vos employés.
2. Enregistrez selon votre convenance
Avec l’application Olympus, vos employés peuvent enregistrer leurs déplacements en cours de route. Ils ont toujours leur outil d’enregistrement de kilométrage dans leur poche.
Vos employés ont-ils oublié remplir leur inscription sur le moment ? Ils ont jusqu’au mois prochain pour consigner leurs miles. Cela est également pratique lorsqu’ils n’ont temporairement pas accès au service.
3. Traitez les données avec soin
La plateforme Olympus surveille continuellement ses données par le biais du contrôle permanent du système afin qu’il soit sécurisé contre tout risque potentiel. Si certains collaborateurs hésitent quant au partage d’informations sur leur localisation, rassurez-vous : chez Olympus Mobility nous traitons ces informations avec toute la précaution nécessaire. Cette assurance s’étend bien entendu aussi aux responsables mobilité.
4. Donnez du temps à vos employés
Tous ne passeront peut-être pas aisément aux nouvelles technologies. Mais cela n’est pas un problème. N’hésitez pas organiser une réunion virtuelle avec eux afin expliquer fonctionnement application Olympus. Olympus Mobility est toujours prêt à vous aider.
