Nous accordons de l’importance au respect de votre vie privée et nous traitons toujours vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la loi belge et du droit européen (la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et le règlement européen (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel).
Dans le présent article, nous fournissons des informations claires et transparentes sur la nature des données que nous collectons et sur les modalités de traitement des données à caractère personnel.
En principe, nous agissons toujours en qualité de responsable du traitement de toutes les données à caractère personnel traitées dans le cadre des prestations de services que nous proposons par le biais de l’Olympus App. Nous veillons à la confidentialité et à la sécurité des données que nous traitons.
Exceptionnellement, nous agissons en tant que sous-traitant de (certaines) de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas des données que nous traitons pour le compte du responsable du traitement qu’est De Lijn, en ce qui concerne la livraison et le contrôle du Ticket M.
Lorsque des données à caractère personnel de travailleurs nous sont transmises par leur employeur ou sur instruction de celui-ci, nous traitons les données en qualité de sous-traitant des données de l’employeur responsable du traitement, tant que le travailleur concerné n’aura pas activé son compte, ce qui lancera nos prestations de services.
En ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel, uniquement dans le cadre de la création et de la gestion du compte de mobilité au sens de la législation sur le crédit mobilité, nous sommes le sous-traitant de l’employeur responsable du traitement.
17.1 Types de données personnelles collectées et base légale de leur traitement
Les données suivantes, entre autres, peuvent être collectées via l’App Olympus ou via des Third Party Apps ou via des transmissions des Clients professionnels et MRP:
Nom, langue, sexe, adresse, numéro de téléphone mobile, date de naissance, données professionnelles, numéro de TVA, adresse électronique, navigateur, système d’exploitation, identification utilisateur, copie recto-verso de la carte d’identité et du permis de conduire, informations liées à l’Identifiant comme par ex. le numéro d’immatriculation, les numéros des Identifiants (tels que les numéros de carte MOBIB, le numéro de la carte de recharge ou le numéro de la carte de carburant)
En outre, nous collectons des données sur la manière dont vous utilisez les Services de mobilité et l’App Olympus. Il s’agit entre autres de données relatives à l’achat et à l’utilisation des Services de mobilité (y compris la date d’achat, le prix, des données spécifiquement pour chaque mode de mobilité comme la date, le point de départ et la destination du voyage), de données concernant l’utilisation de l’App Olympus, de données sur l’occupation de l’Utilisateur, adresse du domicile, ou de données liées à la localisation.
Un enregistrement des kilomètres (sans tracking GPS) peut être effectué pour l’enregistrement des trajets domicile-travail ou des déplacements professionnels, pourvu que l’Utilisateur l’acceptedans l’App même.
Nous obtenons également les données à caractère personnel parce que :
- Vous nous les donnez (par exemple, en créant un profil ou par l’achat de Services de Mobilité dans l’Olympus App ou en utilisant l’App, voire en remplissant nos formulaires en ligne, etc.)
- Des tiers, dont votre employeur ou des membres de votre famille, nous communiquent les données pour vous permettre de faire appel à nos services, par exemple lorsque votre employeur vous fournit un compte de mobilité qui peut être géré via l’Olympus App ou quand un membre de votre famille achète, pour vous, un ticket de transport via l’Olympus App ;
- Des tiers prestataires de services, auxquels nous faisons appel dans le cadre de l’exécution de nos activités, nous les transmettent (par exemple, les MRP auxquels vous achetez un Service de Mobilité par le biais de l’Olympus App).
La collecte et le traitement des données à caractère personnel sont nécessaires pour que l’Utilisateur puisse faire usage de l’Olympus App. La licéité du traitement des données à caractère personnel repose donc sur leur nécessité pour l’exécution du contrat dont la personne concernée est une partie et elle repose également sur notre intérêt légitime d’entretenir, de sécuriser et d’améliorer nos prestations de services.
La non-transmission de données correctes rend impossible l’usage de l’Olympus App.
Votre consentement sera demandé pour les traitements de données suivants : les données de localisation (Tracking GPS : voir l’art. 17.2) et le marketing direct éventuel. Vous pouvez toujours retirer votre consentement aux traitement exécutés en vue d’optimiser nos prestations de services à votre intention, ce qui ne compromettra cependant pas la licéité du traitement exécuté avant le retrait.
Données de localisation
Pour certaines applications, l’application Olympus collecte des données de localisation ou l’application Olympus nécessite des autorisations étendues pour la détermination de la localisation :
- a) Collecte de données de capteurs de localisation (GPS, Wi-Fi, réseau télécom) et autres capteurs (gyroscope, accéléromètre) dans le cadre de projets visant à contrôler le comportement de mobilité des Utilisateurs tels que Slim Naar Antwerpen
- b) Autorisation pour l’application de garder une trace de l’emplacement de l’utilisateur en arrière-plan, donc également lorsque l’application n’est pas active, par exemple parce que l’utilisateur souhaite recevoir un rappel pour arrêter sa session de stationnement lorsqu’il est de retour à proximité de son la voiture arrive.
L’autorisation sera toujours demandée séparément pour cela. Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez arrêter cette dernière collecte de données, vous pouvez désactiver la détermination et le suivi de votre emplacement pour l’application Olympus via les paramètres du téléphone et ainsi retirer votre consentement.
Des données complémentaires peuvent être demandées pour un fonctionnement optimal de l’App Olympus si l’amélioration de l’offre de services existante l’exige.
Objectifs de la collecte de données personnelles et transmission des données
Nous utilisons les données que nous collectons via l’ensemble de nos services car celles-ci sont nécessaires à l’exécution du contrat de service conclu avec vous (la fourniture de nos services de mobilité) et en général pour faire tout le nécessaire pour conclure et mettre en œuvre les contrats.
. De cette manière, les données collectées servent notamment au traitement financier de l’utilisation de l’App Olympus et des Third Party Apps, ainsi qu’au maintien de l’accord sur les présentes Conditions d’utilisation. Les données collectées peuvent en plus servir à l’exécution des Services de mobilité par les MRP et au règlement de sinistres ou d’infractions à ces Conditions d’utilisation.
Les données collectées sont également utilisées dans le cadre de notre intérêt légitime pour maintenir, sécuriser et améliorer nos services. Elles peuvent également servir aux fins de recherche historique ou scientifique ou encore aux fins statistiques sur la base de données à caractère personnel anonymisées ou pseudonimisées, conformément aux dispositions de l’article 89.1 du RGPD. Les données collectées peuvent également être stockées, traitées et utilisées de manière anonymisée par les MRP dont nous proposons les services de mobilité afin d’optimiser davantage cette méthode.
Intervenants avec accès aux données personnelles
Les données relatives à un Service de mobilité spécifique servent à l’établissement de rapports destinés au MRP concerné. Les données peuvent uniquement être transmises à un MRP si elles sont strictement nécessaires au bon fonctionnement du Service de mobilité fourni par ce MRP et à l’exécution du contrat conclu entre nous et l’Utilisateur d’une part et entre nous et le MRP d’autre part (dans cette logique, sont fournies à la SNCB les données suivantes des Utilisateurs : nom, prénom, date de naissance, adresse e-mail, date du voyage, point de début et de fin du voyage)
En outre, les rapports sont également rédigés en vue du marketing direct du MRP en question, mais exclusivement lorsque le Client Professionnel et l’Utilisateur y ont expressément consenti.
Les données à caractère personnel peuvent également être fournies au Client Professionnel qui a donné accès à l’Olympus App à l’Utilisateur Indirect, dans la mesure où le Client Professionnel concerné ne disposait pas encore de ces données et ce uniquement en fonction des engagements contractuels entre nous et le Client Professionnel, en vertu de notre intérêt légitime d’une part et de la nécessité d’exécuter les contrats conclus avec nos Clients Professionnels d’autre part.
Le traitement par le MRP ou par le Client Professionnel intervient conformément à la politique de protection de la vie privée du MRP ou du Client Professionnel concerné, dont les dispositions sont consultables sur leur site internet. Les données peuvent également être traitées par nous ou par des entreprises avec lesquelles nous avons des liens contractuels.
Nous ne transmettons pas vos données à caractère personnel aux destinataires qui se trouvent dans des pays hors de l’Espace économique européen (EEE), excepté pour envoyer des courriers électroniques via Mailchimp et Sendgrid et pour tenir à jour le logging via Datalog. Les sous-traitants concernés se sont contractuellement engagés au respect des clauses contractuelles type (SCC – Standard Contractual Clauses) afin d’offrir le même niveau de protection. Par ailleurs, nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données soient traitées, par les destinataires, en toute sécurité et conformément au présent article (‘Respect de la vie privée’) et à la réglementation applicable.
Finalement, nous nous réservons le droit de transmettre vos données à caractère personnel si la loi l’exige, ou quand nous estimons qu’une telle communication de données est nécessaire pour protéger nos droits et/ou dans le cadre d’une procédure judiciaire, d’un commandement judiciaire, d’une requête d’un organisme régulateur voire dans quelque autre procédure qui nous concerne.
Sauf les exceptions précitées, les données à caractère personnel ne sont pas transmises aux tiers.
Droits de l’utilisateur
Comme utilisateur de l’Olympus App, vous disposez de divers droits relatifs à vos données à caractère personnel que nous traitons. Vous avez les droits suivants :
- Obtenir la confirmation que nous traitons vos données à caractère personnel et recevoir une copie de vos données à caractère personnel en notre possession (droit d’accès). Nous pouvons vous en donner une copie, mais cela ne s’applique pas à tous les documents. En effet, il faut également respecter les droits et les libertés d’autrui ;
- Demander de rectifier ou de compléter vos données à caractère personnel, si vous estimez qu’elles sont inexactes ou incomplètes (droit de rectification) ;
- Demander la suppression de vos données à caractère personnel, voire la limitation de leur traitement, si vous estimez qu’elles ne sont pas ou plus nécessaires aux fins de leur traitement. Nous nous réservons toutefois le droit de déterminer si votre requête est justifiée (droit à l’oubli ou de suppression et droit de limitation du traitement) ;
- Retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel (pour autant que ledit traitement repose sur votre consentement) (droit de retrait du consentement) ;
- Recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, courant et portable et les transférer à une autre partie (pour autant que le traitement repose sur un consentement ou qu’il intervienne en exécution d’un contrat) ;
- Vous opposer au traitement des données à caractère personnel pour lesquelles nous invoquons la base légale des intérêts légitimes. Sur ce, nous arrêterons le traitement, à moins que nous ayons des motifs justifiés contraignants et prévalents (droit d’opposition).
Vous avez également le droit de vous opposer, à tout moment, au traitement de vos données à caractère personnel aux fins du marketing direct. Si vous ne souhaitez plus recevoir de marketing direct émanant de nous, vous pourrez nous contacter (voir ci-dessous) ou cliquer sur le bouton de désabonnement de chacune des communications concernées. Dans ce cas, vos données à caractère personnel ne seront plus traitées à ces fins.
Conformément aux modalités mentionnées dans la partie « Contact et plaintes » du présent article, vous pourrez nous contacter pour exercer vos droits, en accompagnant votre communication d’une description de votre requête.
Pour protéger efficacement vos données, nous pouvons vous demander de vous identifier avant de répondre à votre requête (l’identification interviendra par la présentation d’une copie de votre carte d’identité, de votre passeport, de votre permis de conduire, etc.)
Délai de conservation
Lorsque le contrat entre nous et le Client Professionnel qui a donné l’Utilisateur Indirect accès à l’App Olympus est résilié, les données personnelles de l’Utilisateur concerné seront supprimés dans l’année qui suit la résiliation..
Le délai est nécessaire pour pouvoir répondre aux revendications concernant des problèmes liés à l’usage des Services de Mobilité, tant envers les Utilisateurs qu’envers nos Clients professionnels.
Une exception est faite pour les documents purement comptables (essentiellement des factures) qui ont un délai de conservation de 7 ans. Les documents ayant une valeur probante à l’encontre de tiers doivent en effet être conservés au moins 7 ans, à partir de l’année suivant la clôture de la période imposable ou de l’exercice comptable. Les données à caractère personnel se limitent aux coordonnées et aux noms des contacts mentionnés sur les documents comptables.
Contact et plaintes
Si vous souhaitez exercer un de vos droits, vous pourrez nous envoyer gratuitement une requête :
- par courrier ordinaire adressé à la SA Olympus Mobility, rue Thérésienne 7/A – 1000 Bruxelles, ou
- par courrier électronique adressé à privacy@olympus-mobility.com.
Veillez toujours à préciser clairement le droit que vous voulez exercer et tenez compte du fait que, dans certains cas, nous aurons besoin d’un complément d’information. Nous pouvons, par exemple, vous demander de nous envoyer une copie de votre carte d’identité, de votre passeport, de votre permis de conduire, etc. En effet, nous voulons avoir la certitude de communiquer avec la personne effectivement concernée.
Il vous est également loisible de nous contacter comme indiqué ci-dessus, si vous souhaitez nous communiquer une plainte au sujet du traitement de vos données à caractère personnel.
Nous vous rappelons cependant que vous avez la possibilité de consulter, voire de rectifier, le cas échéant, vos données disponibles, soit par le biais de l’Olympus App, soit par le biais de la présente App. Vous pouvez également (faire) procéder à leur ajustement par le Client Professionnel qui vous a donné accès à l’Olympus App.
Si vous exercez vos droits par rapport aux données concernant intégralement ou partiellement le compte mobilité via Attentia, nous transmettrons votre requête au responsable du traitement, qui y donnera suite, avec Olympus Mobility ou non.
Si vous n’êtes pas content de la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel ou de la manière dont nous avons géré une requête que vous avez introduite auprès de nous, vous aurez le droit de porter plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) de votre ressort . Les coordonnées de l’autorité belge de protection des données sont mentionnées sur le site internet de celle-ci.
