Wij dragen zorg voor uw privacy en verwerken uw persoonsgegevens hierbij steeds in overeenstemming met de bepalingen van de Belgische en Europese wetgeving (Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de Europese Verordening (EU) nr. 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens).
In dit artikel geven we heldere en transparante informatie over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens.
In de regel treden wij steeds op als verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de dienstverlening die wij via de Olympus App aanbieden. We zien toe op de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de gegevens die we verwerken.
Uitzonderlijk zullen wij (sommige van) uw persoonsgegevens ook verwerken als verwerker. Dat is onder meer het geval voor persoonsgegevens die wij in opdracht van verwerkingsverantwoordelijke De Lijn verwerken voor wat betreft de levering en de controle van een M-Ticket.
Wanneer persoonsgegevens van werknemers aan ons doorgegeven worden door of op instructie van werkgevers verwerken wij deze persoonsgegevens als (sub)verwerker van de verwerkingsverantwoordelijke werkgever tot zolang de werknemer in kwestie zijn account niet geactiveerd heeft, hetgeen onze dienstverlening doet aanvatten.
Voor wat de verwerking van persoonsgegevens betreft louter in het kader van de creatie en het beheer van de mobiliteitsrekening in de zin van de wetgeving op het mobiliteitsbudget zijn wij (sub)verwerker van de verwerkingsverantwoordelijke werkgever.
Soorten persoonsgegevens die worden verzameld en rechtsgronden voor hun verwerking
Via de Olympus App en Third Party Apps en via doorgiftes van Bedrijfsklanten en MRP’s worden onder andere de volgende gegevens verzameld: Uw naam, taal, geslacht, adres, GSM-nummer, geboortedatum, bedrijfsgegevens, btw-nummer, e-mailadres, browser, besturingssysteem, gebruikersid, recto-verso kopie identiteitskaart en rijbewijs, Token informatie zoals bv. nummerplaat, Tokennummers (zoals Mobib- kaartnummers, laadkaart- of tankkaartnummer) …
Daarnaast verzamelen we gegevens over de manier waarop u de Mobiliteitsdiensten en de Olympus App gebruikt. Dit zijn onder meer gegevens m.b.t. de aankoop en het gebruik van de Mobiliteitsdiensten (waaronder tijdstip aankoop, prijs, gegevens specifiek per mobiliteitsmodus waaronder datum, startpunt en bestemming van de reis), gegevens met betrekking tot het gebruik van de Olympus App, gegevens over de tewerkstelling van de Gebruiker (waaronder adres, zetel van tewerkstelling), thuisadres of gegevens omtrent de locatie (GPS positioneringen) van de gebruiker voor het aanbieden van gepaste mobiliteitsoplossingen (zoals bv. automatisch beheer van kilometercompensaties).
Er kan kilometerregistratie (zonder GPS tracking) toegepast worden voor de registratie van woon-werkverkeer of zakenreizen, mits aanduiding door de Gebruiker in de App zelf.
Wij verkrijgen deze persoonsgegevens dan ook omdat:
- U deze aan ons geeft (bv. door het aanmaken van een profiel of het aankopen van Mobiliteitsdiensten in de Olympus App of het gebruiken van de App, door onze online formulieren in te vullen, …);
- derden, zoals uw werkgever of familieleden, deze gegevens aan ons bezorgen opdat u beroep zou kunnen doen op onze diensten, bv. wanneer uw werkgever u een mobiliteitsrekening verschaft die beheerd kan worden via de Olympus App of een familielid een vervoersticket voor u aankoopt via de Olympus App;
- derde dienstverleners waarop wij een beroep doen in het kader van de uitvoering van onze activiteiten ons deze bezorgen (bv. MRP’s bij wie u via de Olympus App een Mobiliteitsdienst afneemt).
Het verzamelen en verwerken van deze persoonsgegevens is noodzakelijk opdat de Gebruiker van de Olympus App gebruik zou kunnen maken. De rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens wordt dus gesteund op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij de betrokkene partij is en op ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te onderhouden, beveiligen en verbeteren.
Het niet verstrekken van correcte gegevens maakt gebruik van de Olympus App onmogelijk.
Voor de volgende gegevensverwerkingen zal uw toestemming gevraagd worden: locatiegegevens (GPS-tracking: zie art. 17.2.) en eventuele direct marketing. U kan uw toestemming voor deze verwerkingen die plaatsvinden om onze dienstverlening voor u te optimaliseren, steeds intrekken, zonder dat dit evenwel afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking ervan.
Achtergrond locatiegegevens
Voor bepaalde toepassingen verzamelt de Olympus App locatie gegevens of heeft de Olympus App nood aan uitgebreide permissies voor locatiebepaling:
- Verzameling van gegevens van de locatiesensoren (gps, wifi, telecomnetwerk) en ander sensoren (gyroscoop, accelerometer) in het kader van projecten rond het sturen van het mobiliteitsgedrag van Gebruikers zoals Slim Naar Antwerpen
- Permissie tot het bijhouden door de App van de locatie van de Gebruiker in de achtergrond, dus ook wanneer de App niet actief is, bijvoorbeeld omdat de Gebruiker een herinnering wenst te krijgen om zijn parkeersessie te stoppen wanneer hij terug in de buurt van zijn wagen komt.
Hiervoor zal steeds apart toestemming gevraagd worden. Als u deze laatste gegevensverzameling om welke reden dan ook wenst te stoppen, dan kan u uw locatie bepaling en tracking deactiveren voor de Olympus app via de settings van de telefoon en aldus uw toestemming intrekken.
Bijkomende gegevens kunnen gevraagd worden voor optimale werking van de Olympus App indien dit nuttig of vereist zou zijn voor verbetering of uitbreiding van de bestaande dienstverlening.
Doeleinden voor het verzamelen van persoonsgegevens en doorgifte van deze gegevens
We gebruiken de gegevens die we uit al onze services verzamelen omdat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die tot stand komt met u (het verstrekken van onze mobiliteitsdienstverlening) en in het algemeen al het nodige te doen om overeenkomsten te sluiten en uit te voeren.
Zo worden de verzamelde gegevens o.m. gebruikt voor de financiële verwerking van het gebruik van de Olympus App en Third Party Apps en het bijhouden van de goedkeuring van deze Gebruikersvoorwaarden. De verzamelde gegevens kunnen voorts worden gebruikt voor de uitvoering van Mobiliteitsdiensten door de MRP en voor de afhandeling van schadegevallen of inbreuken op de algemene voorwaarden van de MRP.
De verzamelde gegevens worden eveneens gebruikt vanuit ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te onderhouden, te beveiligen en te verbeteren; evenals voor historische of wetenschappelijke onderzoeksdoeleinden of statistische doeleinden op basis van geanonimiseerde of gepseudonimiseerde persoonsgegevens, in vereenstemming met de bepalingen van het artikel 89.1 van de AVG. De verzamelde gegevens kunnen ook op geanonimiseerde wijze worden opgeslagen, verwerkt en verder gebruikt ten aanzien van de MRP’s van wie wij de mobiliteitsdiensten aanbieden om deze werkwijze verder te optimaliseren.
Partijen met toegang tot de persoonsgegevens
De gegevens m.b.t. een bepaalde Mobiliteitsdienst worden aangewend voor rapportering ten aanzien van de MRP in kwestie. Deze gegevens worden enkel aan een MRP doorgegeven wanneer ze strikt noodzakelijk zijn voor de goede werking van de door deze MRP verschafte Mobiliteitsdienst en de uitvoering van de overeenkomst die bestaat tussen ons en de Gebruiker enerzijds en ons en de MRP anderzijds. (Zo worden bv. aan NMBS de volgende persoonsgegevens verschaft: naam, voornaam, geboortedatum, e-mailadres, datum van de reis en startpunt en bestemming van de reis).
Daarnaast gebeurt de rapportering ook met het oog op direct marketing door de MRP in kwestie, doch uitsluitend wanneer de Bedrijfsklant en de Gebruiker daarmee uitdrukkelijk hebben ingestemd.
De persoonsgegevens kunnen eveneens verschaft worden aan de Bedrijfsklant die aan de Onrechtstreekse Gebruiker toegang tot de Olympus App verschafte, in zoverre deze Bedrijfsklant nog niet over deze gegevens beschikte en slechts in functie van de contractuele verbintenissen tussen ons en de Bedrijfsklant, en dit op grond van ons gerechtvaardigd belang enerzijds en de noodzaak om de overeenkomsten met onze Bedrijfsklanten uit te voeren anderzijds.
De verwerking door de MRP of Bedrijfsklant gebeurt in overeenstemming met de privacy policy van de MRP of Bedrijfsklant in kwestie, terug te vinden op hun website. De gegevens kunnen verder verwerkt worden door ons of door ondernemingen waar wij contractueel mee verbonden zijn.
Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan ontvangers die zich bevinden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met uitzondering voor het versturen van mails via Mailchimp en Sendgrid en het bijhouden van logging via Datadog. Deze verwerkers hebben zich contractueel verbonden tot de standaard bepalingen (SCC – Standard Contractual Clauses) teneinde eenzelfde beschermingsniveau te bieden. Bovendien zullen wij alle stappen nemen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om te garanderen dat uw gegevens door de ontvangers veilig en in overeenstemming met dit artikel (‘Privacy policy’) en de toepasselijke regelgeving worden verwerkt.
Tot slot houden we ons het recht voor om uw persoonlijke informatie door te geven indien dit vereist is door de wet, of wanneer we geloven dat dit noodzakelijk is om onze rechten te beschermen en/of in het kader van een gerechtelijke procedure, een gerechtelijk bevel, een verzoek van een regelgever of eender welke andere juridische procedure die op ons betrekking heeft.
Behoudens de hiervoor vermelde uitzonderingen worden de verkregen persoonsgegevens niet doorgegeven aan derden.
Rechten van de gebruiker
Als gebruiker van de Olympus App beschikt u over verschillende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken. U heeft het recht om:
- bevestiging te verkrijgen dat wij uw persoonsgegevens verwerken en een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bezitten (recht op inzage). We kunnen u een kopie geven, maar dat kan niet voor alle documenten. Wij dienen namelijk ook de rechten en vrijheden van anderen te respecteren;
- te vragen om uw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen indien u meent dat deze onjuist of onvolledig zijn (recht op verbetering);
- te vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen, of de wijze waarop wij deze gegevens gebruiken te beperken indien u meent dat deze niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is (recht op vergetelheid of verwijdering en recht op beperken van de verwerking);
- uw toestemming met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken (voor zover de verwerking gebaseerd is op uw toestemming) (recht op intrekking van uw toestemming);
- uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm en deze over te dragen aan een andere partij (voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming of de uitvoering van een contract);
- bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens waarvoor wij gerechtvaardigde belangen als rechtsgrond gebruiken, waarop wij de verwerking zullen stopzetten tenzij wij prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking hebben (recht op bezwaar).
U beschikt ook over het recht om op ieder ogenblik bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Indien u niet langer direct marketing wenst te ontvangen van ons, kunt u contact met ons opnemen (zie hieronder) of klikken op de uitschrijfknop in elk van die communicaties. In dat geval zullen uw persoonsgegevens niet langer worden verwerkt voor dergelijke doeleinden.
Op de wijzen vermeld in het onderdeel “Contact en klachten” van dit artikel kun u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een beschrijving van uw vraag.
Om uw persoonsgegevens afdoende te beschermen, kunnen wij u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken (overlegging kopie identiteitskaart, paspoort, rijbewijs …).
Bewaartermijn
Bij beëindiging van de overeenkomst tussen ons en de Bedrijfsklant waardoor de Onrechtstreekse Gebruiker toegang kreeg tot de Olympus App, worden binnen één jaar na deze beëindiging de persoonsgegevens van de betrokken Gebruikers gewist. Deze termijn is noodzakelijk om aanspraken over problemen inzake het gebruik van de Mobiliteitsdiensten te kunnen beantwoorden, zowel ten overstaan van de Gebruikers, als ten overstaan van onze Bedrijfsklanten en MRP’s.
Een uitzondering wordt gemaakt voor louter boekhoudkundige documenten (hoofdzakelijk facturen) met een bewaartermijn van 7 jaar. Documenten die strekken als bewijs tegen derden dienen in het kader van de toepasselijke fiscale en boekhoudkundige wetgeving immers minstens 7 jaar vanaf het jaar volgend op de afsluiting van het belastbaar tijdperk of de boekhouding te worden bijgehouden. De persoonsgegevens die bewaard worden beperken zich tot contactgegevens en namen van contactpersonen die op de boekhoudkundige documenten kunnen vermeld zijn.
Contact en klachten
Als u een van uw rechten wenst uit te oefenen, dan kan u ons kosteloos een verzoek sturen:
- Door uw verzoek per gewone post te richten aan Olympus Mobility NV – Theresianenstraat 7/A – 1000 Brussel, of
- Door te e-mailen naar privacy@olympus-mobility.com.
Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht u precies wil uitoefenen en hou er rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben. Zo kan gevraagd worden om een kopie van uw identiteitskaart, paspoort, rijbewijs … over te maken. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.
U kan ons eveneens via de bovenstaande weg contacteren indien u een klacht wenst te formuleren met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
We herinneren er echter graag aan dat u ook steeds ofwel via de Olympus App de via deze App beschikbare gegevens kan raadplegen en zo nodig waar toegestaan verbeteren, ofwel via de Bedrijfsklant die u toegang verschafte tot de Olympus App gegevens kan (laten) aanpassen.
Indien u uw rechten uitoefent met betrekking tot gegevens die geheel of gedeeltelijk verband houden met de mobiliteitsrekening via Attentia, dan zullen wij uw verzoek doorgeven aan de verwerkingsverantwoordelijke, die hieraan, al dan niet samen met Olympus Mobility, verder het nodige gevolg zal geven.
Indien u ontevreden bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of over een verzoek dat u hebt ingediend bij ons, heeft u het recht om klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (“GBA”) in uw rechtsgebied. Van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit kan u de contactgegevens terugvinden op haar website.
