Kilometerregistratie voor KMO’s: Dit moet je weten
Mobility Advisor
Kilometerregistratie vraagt heel wat manueel werk. De Excelbestanden invullen, je fietsvergoedingen aanpassen, het thuiswerkbeleid uitdokteren …
Aan die administratieve processen verlies je als KMO liever geen tijd. Ontdek hier hoe het beter kan.
- Wat is kilometerregistratie?
- Registreer eenvoudig kilometers
- Eén app op maat van jouw bedrijfsmobiliteit, inclusief kilometervergoeding
- Voordelen van digitale kilometerregistratie
- Best practices
Wat is kilometerregistratie?
Kilometer- of rittenregistratie is het bijhouden van de afgelegde kilometers van je medewerkers tijdens een bepaalde periode. Het omvat ritten met de privé- of bedrijfswagen, maar ook afstanden met de fiets of te voet.
Afhankelijk van KMO tot KMO registreer je dienstverplaatsingen en/of woon-werkverkeer. In sommige bedrijven worden ook de thuiswerkdagen bijgehouden. Kilometerregistratie gaat dus om het registreren elke verplaatsing voor het werk.
Wanneer je medewerkers hun kilometers registreren, krijgt je sociaal secretariaat elke maand een overzicht. Zij berekenen vervolgens de bijhorende kilometervergoeding. Je medewerker ontvangt daarna een uitbetaling op zijn of haar loonstrook.
Deze gegevens heb je nodig
- Datum en tijdstip van de verplaatsing
- Begin- en eindadres van de verplaatsing
- Type verplaatsing (dienstverplaatsing, woon-werkverkeer, thuiswerk)
- Vervoersmiddel (privé- of bedrijfswagen, fiets, te voet)
- Eventueel een korte toelichting over de verplaatsing
Registreer eenvoudig kilometers
Sommige bedrijven vragen nog steeds aan hun medewerkers om hun kilometers te registreren in een Excelbestand. We hoeven je niet te vertellen dat zo’n manueel proces kostbare tijd verspilt.
Kilometerregistratie verloopt efficiënter via een app. Je medewerkers hebben hun smartphone altijd bij de hand. In enkele seconden staat de verplaatsing of thuiswerk dan geregistreerd in de app.
Ze hoeven niet langer hun laptop te openen, op zoek naar het juiste bestand én vergeten nooit meer hun registratie door te sturen. Win-win-win.
Hoe registreer je kilometers met een mobiliteitsapp?
Allereerst duiden je medewerkers hun vervoersmiddel aan:
- Privé- of bedrijfswagen
- De fiets
- Te voet
Samen met het type verplaatsing:
- Dienstverplaatsing
- Woon-werkverkeer
- Of thuiswerk
De rit wordt geregistreerd op de juiste dag en eventueel ook tijdstip. Indien nodig lichten je medewerkers hun verplaatsing ook kort toe. Zo bewaar jij als mobiliteitsverantwoordelijke de controle.
Met zo’n platform krijg jij dus een digitaal overzicht van de verplaatsingen binnen je KMO. Je bespaart tijd en geld en voorkomt fouten in je administratie. Ondertussen genieten je medewerkers van een vereenvoudigd registratiesysteem.
Eén app op maat van jouw bedrijfsmobiliteit
In de Olympus-app registreren je medewerkers vlot
- Woon-werkverplaatsingen met de fiets, bedrijfs- of privéwagen of te voet
- Dienstverplaatsingen met de fiets, bedrijfs- of privéwagen
- Thuiswerk
De afstand wordt automatisch berekend. Indien van toepassing noteren je medewerkers ook een korte toelichting of stellen ze herhaalde verplaatsingen in.
Je combineert de kilometerregistratietool trouwens naadloos met het beheer van je fietslease of het aanbieden van meer dan 35 flexibele mobiliteitsopties. De mogelijkheden zijn volledig op maat van jouw KMO.
Meer weten over kilometerregistratie in de Olympus-app?
Beheer ook kilometervergoeding
Als bedrijf krijg je naast de Olympus-app ook toegang tot het Olympus beheerportaal. Op dit platform bewaar jij het overzicht van de afgelegde kilometers, maar ook van de bijhorende kilometervergoedingen.
Per medewerker bepaal jij de kilometervergoeding …
- Voor woon-werkverkeer met de fiets, wagen of te voet.
- Voor professionele verplaatsing met de fiets of wagen.
Je wijst ook makkelijk de thuiswerkvergoeding toe.
De kilometervergoeding in België wijzigt elk kwartaal.
Voordelen van digitale kilometerregistratie
- Het digitaal registreren van kilometers maakt het hele proces efficiënter en vermindert administratie.
- Het zorgt ervoor dat de administratie nauwkeurig en up-to-date is, met minder kans op fouten in de gegevens.
- Het biedt een duidelijkere en transparantere rapportage van de geregistreerde kilometers, waardoor je gemakkelijker kosten analyseert en optimaliseert.
Best practices bij de overgangsperiode
Veranderde processen brengen mogelijks ook uitdagingen met zich mee. Hier vind je een oplossing voor elke situatie.
1. Licht je medewerkers in
Initieel mag je je als mobiliteitsverantwoordelijke verwachten aan een aantal vragen. Voordat je opstart, is het daarom belangrijk dat je communiceert over de verandering. Ook tijdens en na de overgangsperiode blijft het belangrijk dat je blijft herhalen hoe je medewerkers hun kilometers vlot registreren.
Olympus Mobility staat natuurlijk ook voor je klaar. Ons support team lost in 95% van de gevallen je vragen binnen 24 uur op.
2. Registreer wanneer het past
Met de Olympus-app registreren je medewerkers hun verplaatsing on the go. Ze hebben hun kilometerregistratietool namelijk altijd op zak.
Vergeten je medewerkers hun registratie in te vullen op het moment zelf? Dan hebben ze nog tot volgende maand om hun kilometers te registreren. Ook handig wanneer ze even geen bereik hebben!
3. Ga voorzichtig om met data
Het Olympus platform monitort, scant en beveiligt continu haar data. Wanneer medewerkers terughoudend zijn over het delen van hun locatie-informatie, kan je hen geruststellen dat Olympus Mobility hier altijd met de nodige zorg en aandacht mee omgaat. Dat geldt natuurlijk ook voor jou als mobiliteitsverantwoordelijke.
4. Geef je medewerkers tijd
Stappen niet alle medewerkers even vlot over op de nieuwe technologie? Dat is geen probleem. Plan gerust een online meeting in met hen om de Olympus-app uit te leggen. Olympus Mobility wil je hier gerust bij helpen.
